오늘의 일기 - 회의 주제도 모르고 회의에 참석한 사람

회의는 여러 사람이 아이디어와 의견을 공유하고 문제를 해결하는 중요한 소통의 장이다. 업무나 프로젝트에서 진행 상황을 공유하거나 의사 결정을 할 때, 회의는 다양한 시각을 모아 최선의 결론을 내리기 위해 꼭 필요한 자리이기도 하다. 회의를 통해 팀의 공통 목표를 설정하고 효율적인 방법을 논의하며, 서로의 업무 이해도를 높이는 데 도움이 된다. 하지만 회의를 효율적으로 진행하기 위해서 회의에 참석하는 사람들에게는 몇 가지 예절이 요구된다.

 

사진: Unsplash 의 Felicia Buitenwerf

 

1. 회의 안건 사전 공유
   사전 검토 회의를 준비하는 입장에서 회의의 주요 안건을 사전에 공유하는 것은 필요하다. 어떤 주제로 어떤 사람들이 참석해서 어떤 목표를 위해 회의를 하는지 알아야 참석자들의 시간을 낭비하지 않고 효과적인 회의를 진행할 수 있다. 회의에 참석하는 사람들도 회의 안건을 사전에 확인하고 자신의 의견을 위한 자료나 데이터를 준비해야 한다.
   
   
2. 회의 일정 및 예상 시간
   회의에 반드시 참석해야 하는 필수 인력들의 일정을 확인해서 회의의 일정을 잡는 것도 중요하다. 바쁜 일정에 시간을 함께 내야 하는 회의의 특성상 예상되는 회의 시간도 사전에 공유하는 편이 좋다. 그래야 회의 이후에 회의에서 협의한 내용을 정리하거나 이후 진행해야 할 업무들을 위한 일정을 지켜줄 수 있기 때문이다.
   
   
3. 회의 참석자의 역할
   회의에 불려 와서 앉아 있는 사람들에게 분명히 역할을 전달해야 한다. 회의 진행자, 회의의 내용을 정리하는 서기, 회의에서 아이디어를 공유해야 하는 사람, 주요 결정 사항을 결정해야 하는 결정권자 등을 분명히 하고 회의를 진행하는 편이 좋다. 역할을 분명히 하지 않아서 ‘난 누구? 여긴 어디?’를 고민하다 회의 시간을 버리는 경우를 방지해야 한다.

 

이렇게 효과적으로 회의를 마치면 필요한 후속 조처를 하는 편이 좋다. 회의 중 결정된 사항과 역할 분담을 기록된 자료와 함께 공유하고 회의에 참석하지 못한 사람 중 필요한 사람들에게도 함께 공유해야 한다. 회의에서 확인한 문제점과 개선할 부분은 이를 반영해서 다음 회의 때까지 어떤 일을 해야 하는지도 공유해야 한다.

 

오전 기자회견에서 회의 주제도 모르고 참석해서 엉뚱한 이야기만 잔뜩 늘어놓는 사람을 보면서 회의 참석 예절을 다시 한번 생각하게 되었다.