오늘의 일기 - 이메일은 '전체답장'이 기본 매너입니다

업무로 이메일을 쓰다 보면 답답한 상황을 자주 만나게 된다. 담당자 메일 주소를 수신인에 넣고, 관련된 다른 사람들의 메일 주소를 참조로 넣는다. 참조에는 담당자의 팀장도 포함되어 있고, 우리 회사 디자이너도 포함되어 있다. 프로젝트와 관련된 모든 사람들이 메일을 함께 보고 진행 상황을 확인할 수 있게 하려는 목적이다. 이렇게 받은 메일에 답장을 할 때 [ 전체답장 ]을 누르면, 보낸 사람이 '수신'에 들어가고 참조에 들어있던 메일 주소는 그대로 깔끔하게 참조로 들어간다. 회신 내용만 정리해서 발신을 누르기만 하면 끝난다.

 

그런데, 이렇게 정성스럽게 수신인과 참조인을 넣어서 보낸 메일에 단순 [ 답장 ]을 눌러서 회신하는 사람들을 만난다. 이렇게 [ 답장 ]을 해버리면 메일을 발송했던 사람은 이상 없이 메일을 받게 되지만, 참조에 포함되어 있던 담당자의 팀장도 우리 디자이너도 그 메일을 받을 수 없다. 우리 회사 직원이 비슷한 실수를 하면 옆에서 실수를 지적하고 제대로 메일을 보낼 수 있게 설명을 해줄 수 있지만, 광고주가 그렇게 실수를 하면 그렇게 설명을 해줄 수도 없는 노릇이라 더 답답하다. 수신인에 내 메일 주소밖에 남지 않은 이메일에 [ 답장 ]하며, 누락된 이메일 주소를 한땀 한땀 다시 넣어줄 수 밖에…

 

이메일이 익숙하지 않다면 아래 몇 가지 팁만 기억하도록 하자!

 

 

이메일 이것만은 꼭 기억하자!

• 이메일은 '전체답장'이 기본이다.
• 이메일을 꼭 받아야 하는 사람은 '수신'에 넣자.
• 이메일을 같이 받았으면하는 사람은 '참조'에 넣자.
• 이메일을 같이 받는 걸 다른 사람이 몰랐으면 하는 사람은 '숨은참조'에 넣자.
• 서로 모르는 여러사람에게 메일을 한 번에 보낼 땐 전부 '숨은참조'에 넣자.
• 주요 내용을 함축해서 정확하게 타이틀을 쓰자.
• 메일 내용은 최대한 간결하게 받는 사람이 이해하기 쉽게 쓰자.
• 만약의 경우를 대비해 메일 하단에는 소속 / 이름 / 연락처를 꼭 넣어두자.

 

사진: Unsplash 의 Kelly Sikkema

 

받은 이메일에 회신할 때는 [ 전체답장 ]을 눌러줘. 제발~~