오늘의 일기 - 줌 미팅 준비 체크사항

줌으로 광고주를 만나는 날이었다. 광고주를 만나는 건 항상 긴장하게 되지만 그래도 고속도로를 타고 멀 길을 다녀와야 하는 번거로움을 줄여준 부분은 상당히 고무적이다. 오늘 줌 미팅을 위해 몇 가지 사전에 준비한 내용을 정리해 볼까?

 

사진: Unsplash 의 Moses Londo

 

줌 링크 사전 공유

회의에 참석하는 사람들이 어떤 환경에서 접속하게 될지 모른다. 그러니 가능하면 사전에 링크를 공유해서 이용하는 환경에서 필요한 하드웨어와 소프트웨어를 설정할 수 있도록 안내하는 편이 좋다.

 

회의 참석자와 안건 공유

회의에 누가 어떤 안건을 가지고 참석하는지 사전 공유가 필요하다. '내가 왜 이 회의에 들어와 있는 거지?'하는 사람이 한 사람이라도 있으면 안 된다. 당연한 것 같지만 그렇지 않은 경우도 상당히 많다.

 

정확한 회의 스케줄

다들 바쁜 일정에 별도로 시간을 내서 회의에 참석하는 사람들이다. 정확하게 시작 시각과 대략적인 회의 예상 종료 시각을 공지하면 효과적으로 회의를 진행할 수 있다. 무료로 줌을 이용하는 경우라면 40분 제한 시간 이내에 모든 안건을 협의하고 회의 마무리할 수 있도록 시간 안배를 잘해야 할 것이다.

 

그 밖에 사소한…

줌으로 미팅하는 경우 회의를 주최한 사람은 회의 스케줄에 맞춰서 절대 늦지 말아야 한다. 호스트가 미팅에 늦으면 다들 회의에 참석할 수 없다. 코로나를 지나오면서 다양한 상황에 줌으로 미팅하는 게 일상화되었지만, 줌 미팅 에티겟을 잘 모르는 사람들이 많다. 표시되는 이름을 장난스럽게 적어 놓는다든지. 누구인지 알 수 없는 아바타 뒤에 숨어 있다든지, 보여주지 않아야 할 장면을 줌 미팅 배경에 노출한다든지 이런 부분도 신경 써주면 좋겠다.

 

 

회의 일정, 안건, 참석자를 적은 이메일에 줌링크를 추가해서 전달했다. 비디오를 열어놓고 해야 하는 회의라 어떻게 하면 더 좋은 화면을 보여줄 수 있을까 고민했다. 이용하고 있는 맥북에는 아이폰의 고화질 카메라를 화상 미팅용으로 활용할 수 있는 기능도 있어서 테스트했는데, 맥북 카메라만으로도 충분할 것 같았다. 그리고 배경에 이상한 배경 이미지를 넣거나, 주변을 흐리게 처리하면 어색하게 프로세싱하는 화면이 나오는 것 같아서 카메라를 통해서 보이는 내 자리 뒤로 배경도 깔끔하게 청소하고 그럴듯해 보이는 프로젝트 관련 출력물을 붙여 두었다.